Per organizzare la gestione ordinaria e la vita culturale del Museo è stato istituito, a seguito di una convenzione stipulata tra Comune di Cortona ed Accademia Etrusca, un apposito comitato tecnico, composto da tre membri dell’Accademia Etrusca e tre membri del Comune di Cortona, ognuno con un conservatore del rispettivo Museo.
L’attività del Comitato Tecnico ha teso, fin da subito, ad adeguare il Museo all’ Atto di indirizzo sui criteri tecnico–scientifici e sugli standard di funzionamento e sviluppo dei musei (art. 150, comma 6, D.L. n. 112/1998) dotandolo di una serie di strutture, organigrammi, strumenti giuridici, economici e di servizi appropriati che sono di seguito riportati.

Ambito I (Status giuridico)
E’ stata stipulata, quale atto istitutivo del MAEC, la convenzione fra Comune di Cortona e Accademia Etrusca che regola missione e principi generali cui si ispira l’attività del Museo, forme proprietarie della sede (I.1.3-4) e delle collezioni (I.1.5-6) e, conseguentemente, sono stati deliberati il regolamento (I.2) e la carta dei servizi (I, I.4).

Ambito II (assetto finanziario)
Sono stati approvati bilancio preventivo e consuntivo con relativi capitoli di spesa (II.1) ed una serie di forme di controllo e monitoraggio (II, II.2).

Ambito III (strutture)
La convenzione di cui sopra e il relativo regolamento hanno individuato la sede fisica del Museo distinguendo fra sedi espositive, ambienti di servizio, uffici amministrativi e direttivi, depositi, comunque tutti ubicati all’interno di Palazzo Casali.

Ambito IV (personale)
La convenzione di cui sopra, il relativo regolamento e successive contrattualizzazioni hanno individuato l’organigramma dei soggetti che concorrono alle attività museali. In particolare si è distinto tra personale interno (appartenente al Comune) e personale esterno (cooperative, aziende private, forme di volontariato).
Sono state individuate, in seno al Comitato Tecnico, le figure del Presidente e quelle dei conservatori delle due sezioni Museo dell’Accademia Etrusca e Museo della Città Etrusca e Romana di Cortona (IV.2.2). Si sono individuate altresì le figure del responsabile tecnico delle strutture e degli impianti (IV.2.3), del responsabile della sicurezza (IV.2.5), del responsabile del servizio educativo (IV.2.6), del responsabile dell’esperto in comunicazione (IV.2.7), del responsabile del marketing (IV.2.7), del responsabile amministrativo (IV.2.8), del responsabile degli operatori museali addetti al pubblico e al servizio di sorveglianza (IV. 2.9-10), dell’addetto alla vigilanza e reperibilità notturna (IV.2.10), del personale di tipo tecnico per manutenzioni (IV.2.11) e del personale operativo non tecnico, in particolare gli addetti alle pulizie (IV.2.12).

Ambito V (sicurezza)
Sono stati attivati tutti i sistemi relativi alla sicurezza ambientale (V.1.1), Sicurezza strutturale (V.1.2), sicurezza nell’uso (V.1.3), sicurezza anticrimine (V.1.4), sicurezza in caso di incendio (V.1.5)

Ambito VI (gestione delle collezioni)

V. 1-2. Conservazione e restauro
Dopo aver proceduto ad un censimento sul numero degli oggetti di proprietà o in deposito distinguendo fra oggetti inventariati, esposti (VI.1.1), si è inteso programmare un’attività costante di restauro dei materiali archeologici significativi (VI.1.2) attraverso l’organizzazione di un corso di restauro biennale. Grazie a tale attività saranno recuperati sia gli oggetti che attendono di essere esposti nella sezione del Museo della Città Etrusca e Romana di Cortona, sia gli straordinari reperti rinvenuti nel corso delle recentissime campagne di scavo dell’estate 2005 presso l’area dei tumuli del Sodo. Il corso, riservato a giovani studenti che risiederanno a Cortona, sarà caratterizzato da una parte teorica (restauro della ceramica, restauro archeologico, teoria del restauro, chimica e mineralogia, legislazione dei beni culturali, disegno tecnico, archeologia) e pratica. Quest’ultima parte, coordinata da personale tecnico del centro di restauro della Soprintendenza per i Beni Archeologici della Toscana, sarà svolta dal mese di aprile 2006 presso i locali seminterrati di Palazzo Casali e, non appena ultimato, presso il nuovo laboratorio di restauro in corso di realizzazione presso l’ex mulino nei pressi del tumulo I del Sodo (VI.1.2).

VI.3 Registrazione e documentazione
Dopo aver redatto un registro inventariale contenente il monitoraggio della consistenza del patrimonio, con registrazione delle relative movimentazioni, si è realizzato l’edizione, in formato cartaceo, di tutti gli oggetti esposti nel Museo all’interno del nuovo catalogo. Contestualmente si è portato a termine un progetto triennale finanziato dalla Provincia di Arezzo e finalizzato alla catalogazione informatica di oltre 1000 oggetti esposti nel museo (VI.3) tramite il software ministeriale Chimera, allineato agli standard ICCD.
Sono stati altresì documentati con fotografia digitale oltre 600 oggetti, mentre dei rimanenti è disponibile la fotografia cartacea.

VI. 4 Politiche di ricerca e studio
Contemporaneamente, nel quadro delle Politiche di ricerca e studio, proseguono le attività di ricerca e studio con Università ed Enti di ricerca (VI.4.1-3): sono infatti da un lato attivi i rapporti con l’Università degli Studi di Perugia, dipartimento di Archeologia, il Museo di Paleontologia di Firenze e il Comune di Cortona per la redazione della didattica relativa all’ultima parte mussale da allestire; dall’altro, durante il periodo estivo, è costantemente attivo lo scavo dell’Università di Edmonton (Canada) presso il sito “La Tufa”, ad Ossaia, dove è presente una villa tardo repubblicana-imperiale i cui reperti rinvenuti fino ad ora sono stati musealizzatì; sempre con l’Università di Edmonton sono previste una serie di prospezioni geofisiche e di ricognizioni di superficie presso alcuni siti romani del territorio cortonese tesi a censire il panorama archeologico del territorio. Sono altresì state attivate relazione tra il Comune di Cortona ed Arci Arezzo ed il Servizio Civile Nazionale nonché una serie di tirocini per stagisti provenienti dall’Università degli Studi di Firenze (Scuola di Specializzazione in Archeologia), Siena e Perugia da effettuare all’interno del Museo.
A livello internazionali proficui sono i rapporti con il Museo di Leida, che ospita importanti bronzi etruschi di provenienza cortonese nonché i contatti con il IX Eforato alle Antichità Bizantine di Tessalonica e l’Istituto Andaluso del Patrimonio Storico concretizzatisi nella realizzazione di due importanti progetti finanziati dalla Comunità Europea nell’ambito del Bando Cultura 2000, rispettivamente Archeologia senza Barriere (che approfondisce il tema del rapporto tra musei e disabilità) e Laboratorio del Paesaggio (che fornisce le linee guida generali per la realizzazione di un parco archeologico).
L'Accademia Etrusca provvede a pubblicare le novità scientifiche in campo archeologico e storico-artistico riguardanti il Museo ed il territorio cortonese nell'annuario dell'Accademia etrusca.

Ambito VII (rapporti con il pubblico e servizi)
Si è proceduto a regolamentare orari di apertura, modalità di ingresso, tariffe, servizi per gli utenti e dotazioni, distinguendo fra servizi di accoglienza, dotazioni fisse e servizi essenziali, servizi accessori (VII. 1-3). In particolare per questi ultimi se è già stato completato l’allestimento di una prima parte del bookshop ed è in fase di progettazione una linea di prodotti specifici (VII.3.3); inoltre è in corso di definizione una sala di attività didattiche dotata di una serie di materiali editoriali, giochi, kit, mostre a tema, laboratori sperimentali dei quali la guida per ragazzi è sicuramente il prodotto di base (VII.3.4).
Al fine di promuovere e divulgare le attività museali (VII.3.5), nel quadro della creazione di un legame sempre più stretto con la cittadinanza, le scuole e le attività imprenditoriali del territorio, il Museo dell’Accademia Etrusca e della Città di Cortona organizza un fitto calendario di iniziative allineato con i programmi regionali e ministeriali:
- Le Domeniche al Museo: conferenze con esperti di archeologia e storia dell’arte (dal Novembre al Marzo di ogni anno);
- La settimana dei Beni Culturali: conferenze e presentazione di luoghi od oggetti d’arte (Aprile);
- Amico Museo (Aprile-Maggio): conferenze, convegni, laboratori sperimentali rivolti alle famiglie ed ai bamini;
- Notti dell’Archeologia (Luglio): conferenze, trekking archeologico, mostre, visite guidate, spettacoli notturni presso i siti archeologici. Sono previsti:
- Giornate europee del patrimonio (23-24 settembre) con conferenze e visite a luoghi d’arte.
A tali attività si aggiungono quelle promozionali, come la partecipazione alle principali borse per il turismo (come la B.I.T. di Milano) o alle manifestazioni di turismo archeologico (borsa del turismo di Paestum, Archeofestival di Perugia) con la consulenza di personale esperto nell’organizzazione e vendita di pacchetti turistici comprendenti la visita del Museo; la redazione di depliant, CD ROM, brochures promozionali del Museo. La complessa vita museale trova compiuta descrizione e promozione all’interno del sito internet del museo (www.cortonamaec.org) conformato alle linee guida previste dal Progetto Minerva finalizzato alla realizzazione di un sito di qualità per un museo medio-piccolo ed al Manuale per la qualità dei siti web culturali pubblici, voluto dal Ministero per Beni e le Attività Culturali.
Nel quadro della valutazione dell’offerta, della fidelizzazione e del gradimento del pubblico (VII.3.6) sarà attivo, a partire dal mese di novembre 2006, un progetto del Comune di Cortona che impegnerà personale qualificato e impegnato nel servizio civile nel progetto di Customer satisfaction del MAEC, teso a rilevare i desiderata e le impressioni dei visitatori, nonché una specifica sezione del sito internet contrassegnato dalla voce comunità all’interno del quale è possibile dialogare direttamente con lo staff direttivo del Museo.

Ambito VIII: Rapporti con il territorio
Dati sui quantitativi dei visitatori, tipologia, periodi di concentrazione di flussi e numerosi altri reporto saranno indicizzati da una specifica biglietteria elettronica che sarà attiva a partire dal 2 gennaio 2007, contestualmente ad una capillare campagna di informazione, fidelizzazione delle strutture recettive e protocolli di intesa per bigliettazioni cumulative o strategie concordi da avviare con analoghi istituti museali cittadini e toscani.